Per i dipendenti che utilizzano spesso i propri veicoli per scopi professionali, il rimborso chilometrico è un benefit comune offerto da molte aziende. Questo consente ai lavoratori di ricevere un indennizzo per le spese sostenute quando guidano il proprio veicolo per lavoro, tra cui benzina, manutenzione e usura. Tuttavia, è importante capire quali spese sono coperte dal rimborso chilometrico e quali no, per assicurarsi di non perdere alcun rimborso.
Una delle spese più significative coperte dal rimborso chilometrico è la benzina. Quando si utilizza il proprio veicolo per viaggi di lavoro, il datore di lavoro in genere paga un certo importo per ogni chilometro percorso, destinato a coprire il costo della benzina. Questo importo varia a seconda dell’azienda e di solito si basa sulla tariffa chilometrica standard dell’IRS. A partire dal 2021, questa tariffa è di 56 centesimi per miglio per i viaggi di lavoro.
Un’altra spesa coperta dal rimborso chilometrico è la manutenzione e le riparazioni. L’utilizzo del veicolo per i viaggi di lavoro può comportare un’usura aggiuntiva dell’auto, il che significa che potrebbe essere necessario eseguire più frequentemente interventi di manutenzione o riparazioni. Il datore di lavoro può rimborsare queste spese, come il cambio dell’olio, la sostituzione degli pneumatici o la riparazione del motore. Tuttavia, è importante tenere un registro dettagliato di queste spese e fornire le ricevute al datore di lavoro per assicurarsi di essere rimborsati correttamente.
Oltre alla benzina e alla manutenzione, il rimborso chilometrico può coprire anche altre spese associate ai viaggi di lavoro. Ad esempio, se dovete pagare il parcheggio o il pedaggio mentre guidate per lavoro, il vostro datore di lavoro può rimborsarvi questi costi. Allo stesso modo, se dovete noleggiare un’auto o pagare i mezzi pubblici per i viaggi di lavoro, il vostro datore di lavoro può coprire anche queste spese.
È importante notare che non tutte le spese associate all’uso del veicolo per i viaggi di lavoro sono coperte dal rimborso chilometrico. Ad esempio, le spese personali come le rate dell’auto, l’assicurazione e le spese di immatricolazione non sono in genere rimborsate. Inoltre, se durante un viaggio di lavoro si utilizza il veicolo per motivi personali, come fermarsi per commissioni personali o recarsi a un appuntamento personale, i chilometri percorsi potrebbero non essere rimborsati.
In generale, capire quali spese sono coperte dal rimborso chilometrico può aiutarvi a massimizzare questo beneficio e ad assicurarvi di essere adeguatamente compensati per le spese sostenute quando utilizzate il vostro veicolo per lavoro. Registrando in modo dettagliato le spese per il chilometraggio, la benzina e la manutenzione, potrete fornire al vostro datore di lavoro la documentazione necessaria per ricevere il rimborso completo delle spese per i viaggi di lavoro.
Sì, è possibile richiedere il rimborso del chilometraggio e della benzina come spese aziendali se si utilizza il proprio veicolo personale per motivi di lavoro. Tuttavia, le regole per la richiesta di rimborso delle spese chilometriche e del gas possono variare a seconda del Paese e delle leggi fiscali. Negli Stati Uniti, ad esempio, l’IRS consente di richiedere una tariffa chilometrica standard per l’uso professionale dell’auto, attualmente pari a 57,5 centesimi per miglio per il 2020. In alternativa, è possibile scegliere di dedurre le spese effettive sostenute per l’utilizzo dell’auto per lavoro, che comprendono gas, olio, riparazioni, assicurazione e ammortamento.
Per richiedere la detrazione delle spese per il chilometraggio e il gas, è necessario tenere una registrazione accurata dei viaggi di lavoro, che includa la data, la destinazione, lo scopo e i chilometri totali percorsi. È possibile utilizzare un registro delle percorrenze, un’applicazione per smartphone o un altro metodo per tenere traccia dei chilometri percorsi. È inoltre necessario conservare le ricevute o altri documenti relativi all’acquisto di carburante e alle spese di manutenzione dell’auto.
È importante notare che non è possibile dichiarare le spese per il chilometraggio e la benzina per il normale tragitto casa-lavoro, in quanto sono considerate spese personali. Inoltre, se il vostro datore di lavoro vi rimborsa le spese chilometriche e di gas per motivi di lavoro, non potete dichiararle nella vostra dichiarazione dei redditi.
Il chilometraggio aziendale è la distanza percorsa da un dipendente durante l’esecuzione di compiti legati al suo lavoro. È una parte essenziale della contabilità per le aziende che richiedono il rimborso delle spese chilometriche. Ecco alcuni esempi di ciò che si qualifica come chilometraggio aziendale:
1. Viaggi per incontrare clienti o committenti: Se un dipendente deve incontrare un cliente o una cliente per uno scopo legato all’azienda, il chilometraggio percorso per andare e tornare dal luogo dell’incontro conta come chilometraggio aziendale.
2. Viaggi tra sedi di lavoro: se un dipendente deve spostarsi tra diverse sedi di lavoro nell’ambito del proprio lavoro, il chilometraggio percorso è considerato chilometraggio aziendale. Sono compresi i viaggi dalla sede centrale al cantiere e viceversa.
3. Viaggi per conferenze e formazione: Se un dipendente deve partecipare a una conferenza o a una sessione di formazione correlata al suo lavoro, il chilometraggio percorso per andare e tornare dall’evento è considerato chilometraggio aziendale.
4. Viaggi per commissioni di lavoro: Se un dipendente ha bisogno di fare una commissione legata al proprio lavoro, come ad esempio andare a prendere del materiale per l’ufficio o recarsi in banca, il chilometraggio percorso è considerato chilometraggio aziendale.
È importante notare che le commissioni personali, come la sosta al negozio di alimentari al ritorno dal lavoro, non sono considerate chilometraggio aziendale. Inoltre, il pendolarismo da e per il lavoro non è generalmente considerato chilometraggio aziendale, a meno che il dipendente non si stia recando in una sede di lavoro temporanea o che il pendolarismo faccia parte delle sue mansioni lavorative. La registrazione dettagliata del chilometraggio aziendale è importante per ottenere rimborsi e contabilità accurati.