In qualità di professionista impegnato, è importante trovare il modo di semplificare le attività quotidiane. Un modo per farlo è utilizzare la funzione OFT (Outlook File Template) di Outlook per inviare rapidamente e-mail ripetitive. I file OFT consentono di salvare un’e-mail come modello e di riutilizzarla ogni volta che serve. In questo articolo vi illustreremo i passaggi per creare e inviare un OFT con Outlook.
Per prima cosa, è necessario creare il messaggio di posta elettronica che si desidera utilizzare come modello. Può trattarsi di un messaggio che si invia frequentemente, ad esempio un rapporto settimanale sullo stato di avanzamento o la presentazione di un nuovo cliente. Una volta redatto il messaggio di posta elettronica, fare clic sulla scheda “File” nell’angolo in alto a sinistra di Outlook e selezionare “Salva con nome”. Nella finestra di dialogo “Salva con nome”, selezionate “Modello di Outlook” dal menu a discesa “Tipo di salvataggio”. Date un nome al vostro modello e salvatelo in una posizione che ricorderete.
Ora che il file OFT è stato salvato, è il momento di usarlo. Per creare un nuovo messaggio di posta elettronica utilizzando il modello, fare clic sul menu a discesa “Nuovi elementi” nell’angolo in alto a sinistra di Outlook e selezionare “Altri elementi”, quindi “Scegli modulo”. Nella finestra di dialogo “Scegli modulo”, selezionare “Modelli utente nel file system” dal menu a discesa “Cerca in”. Verrà visualizzato un elenco di tutti i file OFT salvati sul computer. Selezionare il modello che si desidera utilizzare e fare clic su “Apri”.
L’e-mail si aprirà con tutto il contenuto del modello. È possibile apportare le modifiche o le aggiunte necessarie e quindi inviare l’e-mail come si farebbe normalmente. È così semplice!
L’uso dei file OFT può far risparmiare una notevole quantità di tempo e di fatica, soprattutto se si inviano spesso e-mail simili. È anche possibile creare più modelli per scopi diversi, ad esempio uno per le comunicazioni interne e un altro per i clienti esterni. Ottimizzando il vostro tempo con strumenti come i file OFT, potete concentrarvi sulle attività importanti che richiedono la vostra attenzione e competenza.
La condivisione di un file oft (Outlook Form Template) può essere effettuata in pochi semplici passi:
1. Aprire Outlook e creare un nuovo messaggio.
2. Fare clic sulla scheda “Opzioni” e selezionare “Usa modello” dal gruppo “Altre opzioni”.
3. Scegliere “Scegli modulo” dall’elenco a discesa.
4. Nel menu a tendina “Cerca in”, selezionare “Modelli utente nel file system”.
5. Selezionare il file oft che si desidera condividere e fare clic su “Apri”.
6. Il modello si aprirà in un nuovo messaggio. Aggiungere ulteriori informazioni e destinatari, se necessario.
7. Fare clic su “Invia” per condividere il file con i destinatari selezionati.
In alternativa, è possibile condividere direttamente il file oft se si ha accesso al file system:
1. Navigare alla cartella contenente il file oft sul proprio computer.
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul file e selezionare “Invia a” dal menu a discesa.
3. Scegliere “Mail Recipient” per creare un nuovo messaggio e-mail con il file oft in allegato.
4. Aggiungere i destinatari e tutte le informazioni aggiuntive necessarie.
5. Fare clic su “Invia” per condividere il file con i destinatari selezionati.
È importante notare che i destinatari devono avere installato Outlook ed essere in grado di utilizzare i modelli di Outlook per poter aprire e utilizzare il file oft.
Un file oft in Outlook è un file modello che contiene impostazioni e formattazione predefinite per la creazione di nuovi messaggi, appuntamenti, contatti o attività. È uno strumento utile per le aziende e i privati che inviano frequentemente tipi simili di messaggi o appuntamenti, in quanto consente di creare rapidamente nuovi elementi con una formattazione e un contenuto coerenti.
I file oft possono essere creati in Outlook salvando un elemento esistente come modello, oppure utilizzando la scheda Sviluppatore di Outlook per creare un modello personalizzato con campi e formattazione specifici. Una volta creato, il file oft può essere facilmente condiviso con altri, consentendo una comunicazione e un’organizzazione coerente all’interno di un team o di un’organizzazione.
Per utilizzare un file oft, è sufficiente aprire un nuovo messaggio, appuntamento, contatto o attività in Outlook e selezionare l’opzione “Usa modello”. Da qui, si sceglie il file oft appropriato e lo si personalizza come necessario prima di inviare o salvare l’elemento.
In generale, l’uso dei file oft in Outlook può far risparmiare tempo e migliorare l’efficienza delle aziende e dei privati che inviano frequentemente tipi di messaggi o appuntamenti simili, garantendo al contempo coerenza e professionalità nelle loro comunicazioni.
Per inviare una newsletter in Outlook, è possibile seguire i seguenti passaggi:
1. Aprire un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
2. Fare clic su “Opzioni” e selezionare “HTML” come formato del messaggio.
3. Fare clic su “Inserisci” e selezionare “Immagini” per aggiungere le immagini che si desidera includere nella newsletter.
4. Digitare il contenuto della newsletter nel corpo dell’e-mail.
5. Assicurarsi di includere un oggetto chiaro e conciso per la newsletter.
6. Una volta terminata la creazione della newsletter, fare clic su “File” e poi su “Salva con nome” per salvare la newsletter come modello di Outlook.
7. Per inviare la newsletter, selezionare “Nuovi elementi” dalla scheda “Home” di Outlook, quindi selezionare “Altri elementi” e “Scegliere il modulo”.
8. Selezionare “Modelli utente nel file system” e selezionare il modello di newsletter appena creato.
9. Personalizzate il messaggio di posta elettronica secondo le vostre esigenze e fate clic su “Invia” per inviare la newsletter ai vostri abbonati.
È importante notare che quando si inviano newsletter, è sempre necessario ottenere il consenso degli abbonati e fornire loro un’opzione per annullare l’iscrizione a future e-mail. Inoltre, assicuratevi che il contenuto della newsletter sia pertinente e di valore per i vostri abbonati.