Excel è uno degli strumenti più versatili per la gestione e l’analisi dei dati. Ma sapevate che potete usarlo anche per automatizzare attività ripetitive, come l’invio di e-mail e l’impostazione di promemoria? Utilizzando le macro, è possibile risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori. In questo articolo vi guideremo attraverso il processo di creazione di una macro che invia un’e-mail e imposta un promemoria in Outlook, il tutto dall’interno di Excel.
Passo 1: Attivare la scheda Sviluppatore
Per creare una macro, è necessario attivare la scheda Sviluppatore. Andare su File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione e selezionare la casella di controllo Sviluppatore. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di Excel.
Passo 2: creare una macro
Andare alla scheda Sviluppatore e fare clic sul pulsante Visual Basic. Si aprirà l’Editor di Visual Basic, dove è possibile scrivere e modificare le macro. Nel riquadro Progetto a sinistra, fare clic sulla cartella di lavoro in cui si desidera creare la macro. Fare quindi clic su Inserisci > Modulo per creare un nuovo modulo. Nella finestra del modulo, scrivere il codice della macro, che può essere semplice o complesso a piacere.
Passo 3: scrivere il codice della macro
Ecco un esempio di macro che invia un’e-mail e imposta un promemoria:
Sub SendEmailAndReminder()
Dim OutApp As Object
Dim OutMail As Object
Set OutApp = CreateObject(“Outlook.Application”)
Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
With OutMail
.To = “[email protected]”
.CC = “”
.BCC = “”
.Subject = “Promemoria: Task Due Soon”
.Body = “Dear Recipient,” & vbNewLine & vbNewLine & _
“This is a friendly reminder that your task is due soon. Ti preghiamo di completarlo prima della scadenza.” & vbNewLine & vbNewLine & _
“Regards,” & vbNewLine & _
“Your Name”
.ReminderSet = True
.ReminderTime = “10/31/2021 9:00 AM”
.Send
End With
Set OutMail = Nothing
Set OutApp = Nothing
End Sub
Passo 4: Assegnare un tasto di scelta rapida
Per facilitare l’esecuzione della macro, è possibile assegnare un tasto di scelta rapida. Andare su File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione e selezionare il pulsante Personalizza accanto a Scorciatoie da tastiera. Nell’elenco Categorie, selezionare Macro. Nell’elenco Macro, selezionare la macro e premere la combinazione di tasti che si desidera utilizzare come scorciatoia. Fare clic su Assegna, quindi su Chiudi.
Passo 5: prova della macro
Salvare la cartella di lavoro abilitata alla macro e chiudere l’Editor di Visual Basic. Passare al foglio di lavoro in cui si desidera eseguire la macro e premere il tasto di scelta rapida assegnato. La macro verrà eseguita e Outlook aprirà un nuovo messaggio di posta elettronica con il destinatario, l’oggetto, il corpo e l’ora del promemoria già inseriti.
In conclusione, l’uso delle macro in Excel può aiutare ad automatizzare le attività ripetitive e a snellire il flusso di lavoro. Seguendo i passaggi sopra descritti, è possibile creare una macro che invia un messaggio di posta elettronica e imposta un promemoria in Outlook, il tutto dall’interno di Excel. Con un po’ di conoscenze di codifica, è possibile personalizzare la macro in base alle proprie esigenze e preferenze. Provate e vedrete quanto tempo e quanta fatica potrete risparmiare!
Per impostare un promemoria in Excel da inviare via e-mail, è possibile utilizzare la funzione “Promemoria” integrata in Microsoft Outlook. Ecco i passaggi per farlo:
1. Aprite il foglio di lavoro di Excel e selezionate la cella o l’intervallo di celle per cui volete impostare un promemoria.
2. Andare alla scheda “Formule” della barra multifunzione e fare clic su “Definisci nome” nel gruppo “Nomi definiti”.
3. Nella finestra di dialogo “Nuovo nome”, inserire un nome per l’intervallo e fare clic su “OK”.
4. Successivamente, passare alla scheda “Dati” della barra multifunzione e fare clic su “Convalida dati” nel gruppo “Strumenti dati”.
5. Nella finestra di dialogo “Convalida dati”, selezionare “Elenco” dall’elenco a discesa “Consenti” e inserire “Sì” e “No” nel campo “Origine”. Fare clic su “OK” per chiudere la finestra di dialogo.
6. A questo punto, selezionare la cella o l’intervallo di celle per cui si desidera impostare un promemoria e andare alla scheda “Home” della barra multifunzione.
7. Nel gruppo “Stili”, fare clic su “Formattazione condizionale” e selezionare “Nuova regola” dall’elenco a discesa.
8. Nella finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione”, selezionare “Usa una formula per determinare quali celle formattare” e inserire la seguente formula nel campo “Formatta i valori in cui questa formula è vera”: =AND(Stato=”No”,OGGI()>=Data di scadenza)
Nota: sostituire “Stato” con il nome dato alla cella o all’intervallo che contiene i valori “Sì” o “No” e “Data di scadenza” con la cella o l’intervallo che contiene la data di scadenza.
9. Fare clic sul pulsante “Formato” e selezionare la scheda “Carattere” nella finestra di dialogo “Formato celle”.
10. Nella scheda “Carattere”, selezionare le caselle di controllo “Grassetto” e “Corsivo” e scegliere un colore di carattere che risalti.
11. Fare clic su “OK” per chiudere la finestra di dialogo “Formatta celle” e quindi su “OK” per chiudere la finestra di dialogo “Nuova regola di formattazione”.
12. Ora, accedere a Microsoft Outlook e creare un nuovo messaggio di posta elettronica.
13. Nella finestra del messaggio, fare clic sulla scheda “Opzioni” della barra multifunzione e selezionare “Seguito” nel gruppo “Tag”.
14. Selezionare “Aggiungi promemoria” e impostare la data e l’ora del promemoria secondo le proprie preferenze.
15. Inserire l’indirizzo e-mail del destinatario e tutti gli altri dettagli che si desidera includere nell’e-mail.
16. Fare clic su “Invia” per inviare l’e-mail.
Ora, ogni volta che si avvicina la data di scadenza per la cella o l’intervallo selezionato al punto 1, Excel evidenzierà la cella o l’intervallo e Microsoft Outlook ricorderà di inviare un’e-mail al destinatario.
Sì, è possibile impostare promemoria da Excel utilizzando la funzione Promemoria di Microsoft Outlook.
Per prima cosa, creare un elenco di attività o eventi da ricordare in Excel. Quindi, salvare il file Excel e chiuderlo.
Successivamente, aprire Microsoft Outlook e creare una nuova attività. Nella finestra “Attività”, dare un nome all’attività e impostare una data e un’ora di scadenza.
Nella sezione “Promemoria”, selezionare “Personalizzato” e impostare il promemoria all’ora desiderata prima della data e dell’ora di scadenza.
Nella sezione “Ricorrenza”, scegliere la frequenza con cui il promemoria deve ripetersi, se necessario.
Infine, fare clic su “Salva e chiudi” per salvare l’attività e impostare il promemoria.
Quando arriva il momento del promemoria, Microsoft Outlook vi avviserà con una notifica a comparsa e/o un promemoria via e-mail.
In generale, Excel può essere utilizzato per creare un elenco di attività o eventi, ma Microsoft Outlook è necessario per impostare e ricevere i promemoria.