In qualità di imprenditore, è importante tenere traccia dei documenti accumulati nel corso degli anni. Questi documenti includono rendiconti finanziari, dichiarazioni fiscali, contratti, registri di lavoro e altri documenti importanti che sono necessari per il buon funzionamento della vostra azienda. Ma per quanto tempo è necessario conservare questi documenti? In questo articolo discuteremo le linee guida sulla durata della conservazione dei documenti aziendali.
Innanzitutto, è importante notare che esistono normative diverse sulla conservazione dei documenti per i vari tipi di documenti. Ad esempio, l’Internal Revenue Service (IRS) ha linee guida diverse per i documenti relativi alle imposte rispetto all’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) per i documenti relativi al lavoro. Pertanto, è importante sapere quali regolamenti si applicano alla vostra specifica attività e quali registri dovete conservare.
In generale, l’IRS richiede alle aziende di conservare i documenti relativi alle imposte per almeno tre anni, mentre alcuni documenti dovrebbero essere conservati per un massimo di sette anni. Questi documenti includono le dichiarazioni dei redditi, i registri delle imposte sul lavoro e i registri delle attività vendute o cedute. Tuttavia, se avete presentato una dichiarazione dei redditi fraudolenta o avete omesso di presentare una dichiarazione dei redditi, l’IRS può richiedere di conservare i vostri documenti a tempo indeterminato.
D’altro canto, i documenti relativi al lavoro devono essere conservati per periodi di tempo diversi. L’OSHA richiede che i datori di lavoro conservino i registri degli infortuni e delle malattie professionali per almeno cinque anni. La Commissione per le Pari Opportunità nell’Impiego (EEOC) richiede che i datori di lavoro conservino i registri delle domande e dei curriculum di lavoro per almeno un anno. Inoltre, il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede che i datori di lavoro conservino i registri delle ore lavorate e dei salari pagati per almeno tre anni.
Altri documenti da conservare per periodi di tempo diversi sono i contratti, le polizze assicurative e i documenti aziendali. I contratti devono essere conservati per la durata del periodo contrattuale più sette anni, mentre le polizze assicurative devono essere conservate per almeno tre anni dopo la scadenza della polizza. I documenti societari, come l’atto costitutivo, lo statuto e i verbali delle riunioni, devono essere conservati per tutta la durata dell’attività.
In conclusione, la conservazione di documenti accurati e aggiornati è fondamentale per il successo dell’azienda. Altrettanto importante è sapere per quanto tempo si devono conservare i documenti. Le linee guida sopra descritte dovrebbero aiutarvi a determinare quali documenti conservare e per quanto tempo. Ricordate che la mancata conservazione di documenti accurati può portare a gravi conseguenze legali e finanziarie.
Sì, in genere si consiglia di conservare gli estratti conto bancari per 7 anni. Questo perché 7 anni è il periodo di tempo in cui il fisco può tornare indietro per controllare le vostre dichiarazioni dei redditi. Conservare gli estratti conto bancari per questo periodo di tempo può aiutare a fornire la prova delle entrate e delle spese, se necessario. Inoltre, gli estratti conto bancari possono essere utili per tenere traccia delle vostre abitudini di spesa e per la stesura del bilancio. Tuttavia, è importante notare che la durata specifica della conservazione degli estratti conto può variare a seconda della situazione specifica e di eventuali requisiti legali o finanziari. È sempre consigliabile consultare un consulente finanziario o un professionista fiscale per determinare il periodo di tempo appropriato per conservare i documenti finanziari.
La conservazione dei documenti per 7 anni è un requisito dell’Internal Revenue Service (IRS) per i documenti fiscali. Lo scopo di questo requisito è quello di garantire che i contribuenti dispongano di una documentazione adeguata in caso di audit o di qualsiasi altro procedimento legale. Nel corso di una verifica, l’IRS richiede in genere documenti quali dichiarazioni dei redditi, estratti conto bancari, ricevute, fatture e altri documenti che supportano il reddito e le detrazioni dichiarate.
Il periodo di tempo di 7 anni si basa sulla prescrizione per l’IRS di accertare ulteriori imposte o sanzioni. In genere, l’IRS ha tre anni di tempo dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi per controllarla e accertare ulteriori imposte. Tuttavia, in caso di sostanziale sottovalutazione del reddito, il termine di prescrizione è esteso a sei anni. Inoltre, se il contribuente omette di dichiarare un reddito che avrebbe dovuto essere dichiarato, non c’è prescrizione.
Pertanto, la conservazione dei registri per almeno 7 anni può garantire che i contribuenti abbiano la documentazione necessaria per supportare le loro dichiarazioni dei redditi e difendersi da eventuali audit o procedimenti legali. È importante notare che alcuni documenti dovrebbero essere conservati a tempo indeterminato, come i registri degli acquisti e delle vendite di immobili, in quanto potrebbero essere necessari per calcolare le imposte sulle plusvalenze al momento della vendita dell’immobile.
La regola generale è che l’IRS ha 10 anni di tempo dalla data di accertamento di un debito fiscale per riscuoterlo. Questo periodo di tempo è noto come Collection Statute Expiration Date (CSED). Tuttavia, vi sono alcune situazioni in cui l’IRS può tornare indietro di oltre 10 anni per riscuotere le imposte dovute.
Ad esempio, se un contribuente non presenta la dichiarazione dei redditi o presenta una dichiarazione fraudolenta, non c’è prescrizione sulla capacità dell’IRS di accertare e riscuotere le imposte dovute. In questi casi, l’IRS può risalire fino a quando è necessario per accertare e riscuotere le imposte dovute.
Inoltre, se un contribuente stipula un accordo di pagamento o un’offerta di compromesso con l’IRS, il CSED di 10 anni è sospeso durante il periodo dell’accordo di pagamento o dell’offerta di compromesso. Ciò significa che se un contribuente stipula un accordo di pagamento o un’offerta di compromesso che dura diversi anni, l’IRS può tornare indietro di oltre 10 anni per riscuotere le imposte dovute.
Vale anche la pena di notare che alcuni crediti e deduzioni fiscali hanno periodi di riporto più lunghi di 10 anni. Ad esempio, il periodo di riporto delle perdite operative nette per le imprese è di 20 anni e il periodo di riporto delle perdite in conto capitale per le persone fisiche è anch’esso di 20 anni. Pertanto, anche se l’IRS potrebbe non essere in grado di riscuotere le imposte dovute dopo 10 anni, i contribuenti potrebbero ancora essere in grado di utilizzare alcuni crediti e deduzioni degli anni precedenti.