Quando un’organizzazione riceve contributi in denaro che devono essere utilizzati per uno scopo specifico, questi fondi vengono solitamente inseriti in un fondo vincolato. I fondi vincolati vengono istituiti per garantire che l’organizzazione utilizzi il denaro secondo le intenzioni del donatore. La corretta documentazione di questi contributi è essenziale per la conformità ai principi e ai regolamenti contabili.
Per documentare correttamente i contributi in denaro versati in un fondo vincolato, l’organizzazione deve effettuare una registrazione nel libro giornale. La registrazione del libro giornale registra la transazione e assicura che i fondi siano accuratamente riportati nel bilancio dell’organizzazione. La registrazione deve includere la data del contributo, l’importo del contributo e lo scopo del fondo vincolato.
Ad esempio, supponiamo che un’organizzazione non profit riceva una donazione di 10.000 dollari da utilizzare per un nuovo progetto edilizio. L’organizzazione effettuerà la seguente registrazione nel libro giornale:
Debito: Contanti – $10.000
Credito: Fondo vincolato per il progetto di un nuovo edificio – $10.000
Questa voce indica che sono stati ricevuti $10.000 in contanti e che sono stati messi nel fondo vincolato per il progetto di un nuovo edificio. Effettuando questa registrazione, l’organizzazione può tracciare con precisione i fondi e assicurarsi che vengano utilizzati per lo scopo previsto.
È inoltre essenziale tenere una registrazione dettagliata di tutti i contributi versati ai fondi vincolati. Questo include la documentazione del nome del donatore, dell’importo del contributo e dello scopo del fondo vincolato. Queste registrazioni possono aiutare l’organizzazione a dimostrare la conformità alle restrizioni dei donatori e ai principi contabili.
In conclusione, documentare correttamente i contributi in contanti versati in un fondo vincolato è essenziale per la conformità ai principi e ai regolamenti contabili. Le organizzazioni devono effettuare una registrazione nel libro giornale che rifletta accuratamente la transazione e tenere registrazioni dettagliate di tutti i contributi versati a fondi vincolati. In questo modo, l’organizzazione può garantire che i fondi siano utilizzati come previsto e dimostrare la conformità alle restrizioni dei donatori.
La liquidità vincolata viene registrata come voce separata del bilancio, nella sezione delle attività correnti. Rappresenta la liquidità che non è disponibile per l’uso immediato da parte dell’azienda, in genere a causa di obblighi legali, normativi o contrattuali.
Quando si registra la liquidità vincolata, l’azienda deve indicare chiaramente lo scopo e le restrizioni sull’uso dei fondi nelle note al bilancio. Queste informazioni aiutano gli stakeholder a comprendere la posizione finanziaria dell’azienda e il rischio associato alla liquidità vincolata.
Il trattamento contabile delle disponibilità liquide vincolate dipende dalla natura delle restrizioni. Se le restrizioni sono temporanee, la liquidità viene registrata come attività corrente. Se le restrizioni sono a lungo termine, il contante viene registrato come attività non corrente. In entrambi i casi, l’azienda deve assicurarsi che la liquidità vincolata sia separata dalle altre liquidità e non sia mescolata con fondi non vincolati.
È inoltre importante notare che l’azienda deve valutare regolarmente se le restrizioni sulla liquidità sono ancora applicabili e adeguare il trattamento contabile di conseguenza. In caso contrario, i bilanci potrebbero essere falsati e potrebbero sorgere problemi legali e normativi.
La registrazione dei fondi vincolati in Quickbooks comporta la creazione di un conto separato per i fondi vincolati e il loro monitoraggio separatamente dagli altri fondi. Ecco i passi da seguire:
1. Creare un conto separato per i fondi vincolati: Dal piano dei conti, cliccare su “Nuovo” e selezionare “Banca” come tipo di conto. Assegnare al conto un nome che rifletta il fatto che si tratta di un conto per fondi vincolati, ad esempio “Conto per fondi vincolati”.
2. Assegnare il numero di conto appropriato: Assegnare il numero di conto appropriato al conto appena creato.
3. Registrare le donazioni al fondo vincolato: Quando si ricevono donazioni, registrarle come depositi nel conto del fondo vincolato. In questo modo si assicura che le donazioni siano tracciate separatamente dagli altri fondi.
4. Registrare le spese del fondo vincolato: Quando si sostengono spese relative al fondo vincolato, registrarle come assegni o spese nel conto del fondo vincolato. In questo modo si garantisce che le spese siano tracciate separatamente dalle altre spese.
5. Preparare i rapporti per il fondo a destinazione vincolata: Quickbooks consente di preparare rapporti per conti specifici, quindi è possibile generare facilmente rapporti per il conto del fondo vincolato per tenere traccia delle donazioni e delle spese.
Seguendo questi passaggi, è possibile registrare e monitorare efficacemente i fondi vincolati in Quickbooks.
I fondi vincolati non dovrebbero essere inclusi nelle disponibilità liquide, in quanto hanno limitazioni di utilizzo. Le disponibilità liquide sono attività che possono essere prontamente convertite in denaro e non sono soggette ad alcuna restrizione. Le disponibilità liquide vincolate, invece, sono quelle accantonate per uno scopo o un obbligo specifico, come un deposito cauzionale o un conto vincolato. Non può essere utilizzata per altri scopi a meno che la restrizione non venga revocata.
L’inclusione della liquidità vincolata nelle disponibilità liquide può essere fuorviante, in quanto dà l’impressione che l’azienda abbia più liquidità disponibile per uso generale di quanta ne abbia in realtà. Ciò può influenzare gli indici e le analisi finanziarie, portando a conclusioni imprecise sulla salute finanziaria e sulla liquidità dell’azienda.
Pertanto, le disponibilità liquide vincolate devono essere indicate separatamente dalle disponibilità liquide e dagli equivalenti di cassa nello stato patrimoniale per fornire un quadro chiaro e accurato della posizione di cassa dell’azienda. Inoltre, dovrebbe essere indicata nelle note al bilancio, insieme al motivo della restrizione e al periodo di tempo previsto per il suo rilascio.