Outlook è uno strumento prezioso per gestire le attività quotidiane, i promemoria e gli appuntamenti. Tuttavia, la perdita di questi dati a causa di eventi imprevisti come crash del computer o attacchi di malware può essere disastrosa. Per evitare questo scenario, è importante eseguire regolarmente il backup delle attività di Outlook. Ecco una guida passo passo su come eseguire il backup delle attività di Outlook.
Il primo passo consiste nell’esportare le attività di Outlook in un file da salvare sul computer o su un dispositivo di archiviazione esterno. A tale scopo, aprire Outlook e andare alla scheda “File” nell’angolo in alto a sinistra. Dal menu a discesa, selezionate “Apri ed esporta” e poi fate clic su “Importa/Esporta”. Scegliere “Esporta in un file” e fare clic su “Avanti”.
Selezionare “File dati di Outlook (.pst)” come tipo di file da esportare. Questa opzione consente di salvare tutte le attività, compresi gli allegati, in un unico file. È inoltre possibile scegliere di includere eventuali sottocartelle create all’interno della cartella delle attività.
Successivamente, selezionare la cartella contenente le attività. Per impostazione predefinita, questa cartella si chiama “Attività” in Outlook. È inoltre possibile scegliere di includere qualsiasi sottocartella creata all’interno della cartella delle attività.
Scegliere una posizione sul computer o su un dispositivo di archiviazione esterno in cui salvare il file esportato. Si può anche scegliere di aggiungere una password al file per una maggiore sicurezza.
Infine, fare clic su “Fine” per salvare il file. Ora si dispone di un backup delle attività di Outlook a cui è possibile accedere in caso di perdita di dati.
Il backup delle attività di Outlook è un’attività essenziale che può evitare di perdere informazioni preziose. Seguendo questi semplici passaggi, è possibile creare un backup delle attività e tenerle al sicuro. Si consiglia di eseguire regolarmente il backup delle attività, idealmente una volta alla settimana o una volta al mese, a seconda della frequenza di utilizzo di Outlook. Non aspettate che sia troppo tardi per capire l’importanza del backup dei vostri dati.
L’esportazione e l’importazione delle attività di Outlook possono essere utili per trasferire l’elenco delle attività su un altro computer o per condividerlo con altre persone. Ecco i passaggi per esportare e importare le attività di Outlook:
Esportazione delle attività di Outlook:
1. Aprire Microsoft Outlook e fare clic sul menu “File”.
2. Fare clic su “Apri ed esporta” e selezionare “Importazione/Esportazione”.
3. Nella procedura guidata di importazione ed esportazione, selezionare “Esporta in un file” e fare clic su “Avanti”.
4. Selezionare “Microsoft Excel” o “Valori separati da virgola” come tipo di file e fare clic su “Avanti”.
5. Scegliere la cartella contenente le attività da esportare e fare clic su “Avanti”.
6. Selezionare una posizione per salvare il file esportato e assegnargli un nome.
7. Fare clic su “Fine” per completare il processo di esportazione.
Importazione delle attività di Outlook:
1. Aprire Microsoft Outlook e fare clic sul menu “File”.
2. Fare clic su “Apri ed esporta” e selezionare “Importazione/Esportazione”.
3. Nella procedura guidata di importazione ed esportazione, selezionare “Importa da un altro programma o file” e quindi fare clic su “Avanti”.
4. Selezionare “Microsoft Excel” o “Valori separati da virgola” come tipo di file e fare clic su “Avanti”.
5. Fare clic su “Sfoglia” e individuare il file esportato nei passaggi precedenti.
6. Selezionare la cartella di destinazione per le attività importate e fare clic su “Avanti”.
7. Mappare i campi del file importato con i campi corrispondenti in Outlook.
8. Fare clic su “Fine” per completare il processo di importazione.
Seguendo questi passaggi, è possibile esportare e importare con successo le attività di Outlook, rendendo più facile la gestione delle attività e la loro condivisione con altri.
Le attività di Outlook sono archiviate nella casella di posta elettronica dell’utente sul server o localmente in un file di dati (PST o OST) sul computer dell’utente, a seconda di come l’utente ha impostato Outlook. Se l’utente utilizza un account Exchange Server, le attività vengono memorizzate sul server e sono accessibili da qualsiasi dispositivo che abbia accesso all’account. Se l’utente utilizza un account POP o IMAP, le attività possono essere archiviate localmente in un file PST sul computer dell’utente. Per individuare le attività in Outlook, l’utente può accedere alla cartella Attività, che di solito si trova nel riquadro di navigazione sul lato sinistro della finestra di Outlook. Se l’utente ha più account di posta elettronica impostati in Outlook, potrebbe essere necessario selezionare l’account per il quale si desidera visualizzare le attività prima di accedere alla cartella Attività.
Sì, le attività Microsoft possono essere esportate in vari formati di file, come CSV, Excel e PDF. L’esportazione delle attività aiuta a condividere l’elenco delle attività con i membri del team o gli stakeholder che non hanno accesso alla piattaforma Microsoft Tasks. Per esportare le attività da Microsoft Tasks, procedere come segue:
1. Aprire Microsoft Tasks e navigare nell’elenco di attività da esportare.
2. Fare clic sull’ellissi (tre punti) accanto al nome dell’elenco di attività.
3. Dal menu a discesa, selezionare “Esporta elenco”.
4. Scegliere il formato di file desiderato (CSV, Excel o PDF) tra le opzioni disponibili.
5. Selezionare il percorso in cui salvare il file esportato.
6. Fare clic sul pulsante “Esporta” per avviare il processo di esportazione.
Una volta completato il processo di esportazione, il file può essere condiviso con i destinatari. È importante notare che il file esportato conterrà solo i dati dell’elenco delle attività e gli eventuali allegati collegati alle attività dovranno essere condivisi separatamente.