In qualità di titolari o dipendenti di un’azienda, è probabile che il vostro telefono squilli a tutte le ore del giorno. Se è importante essere accessibili a clienti e committenti, è altrettanto importante gestire il proprio tempo in modo efficace. Lo screening delle chiamate può essere un ottimo modo per stabilire le priorità del vostro carico di lavoro e assicurarvi di dedicare tutta la vostra attenzione ai compiti più importanti. Ecco una guida su come schermare le chiamate di lavoro in modo efficace.
1. Determinare le priorità
Prima di iniziare a vagliare le chiamate, è importante determinare le priorità. Quali sono i compiti più importanti su cui dovete concentrarvi durante l’orario di lavoro? Chi sono i clienti che richiedono la vostra attenzione immediata? Rispondendo a queste domande, è possibile creare un elenco di priorità che guiderà il processo di screening delle chiamate.
2. Uno dei modi più semplici per selezionare le chiamate è quello di utilizzare le funzioni di identificazione del chiamante e di segreteria telefonica del vostro telefono. Se vedete arrivare una chiamata da un numero che non riconoscete o che non è prioritario al momento, lasciatela passare alla segreteria telefonica. In questo modo è possibile ascoltare il messaggio e stabilire se è urgente o se può aspettare fino a un secondo momento. Se è urgente, si può richiamare il prima possibile.
3. Preparare un copione
Se si attendono chiamate importanti da clienti o committenti, è bene preparare un copione. Questo può aiutarvi a rimanere in carreggiata durante la conversazione e a garantire che stiate dando all’interlocutore le informazioni di cui ha bisogno. Può anche aiutare a stabilire se la chiamata è urgente o può aspettare fino a un secondo momento.
4. Stabilite dei limiti
Infine, è importante stabilire dei limiti quando si tratta di rispondere alle chiamate. Se si è nel bel mezzo di un compito o di una riunione importante, è giusto lasciare che le chiamate finiscano nella segreteria telefonica. Potrete sempre richiamarle in un secondo momento, quando avrete il tempo di dedicare all’interlocutore tutta la vostra attenzione. Stabilendo questi limiti, potete assicurarvi di gestire il vostro tempo in modo efficace e di dare priorità al vostro carico di lavoro.
In conclusione, lo screening delle chiamate può essere un ottimo modo per massimizzare l’efficienza aziendale e assicurarsi di dedicare tutta la propria attenzione alle attività più importanti. Determinando le vostre priorità, utilizzando l’identificativo del chiamante e la segreteria telefonica, preparando un copione e stabilendo dei limiti, potete vagliare le chiamate in modo efficace e gestire il vostro tempo in modo più efficiente.
In qualità di rappresentanti di una nuova attività, è essenziale mostrare un’etichetta telefonica corretta per creare un’impressione positiva su potenziali clienti e clienti. Ecco tre modi per mostrare il galateo telefonico:
1. Rispondere al telefono con prontezza e professionalità: È essenziale rispondere al telefono entro un tempo ragionevole, idealmente entro tre squilli. Nel rispondere, assicurarsi di utilizzare un saluto professionale come “Buongiorno/pomeriggio/sera, grazie per aver chiamato (nome dell’azienda), come posso aiutarla?”. Parlare in modo chiaro ed educato per creare una buona impressione.
2. Ascolto attivo: Al telefono è fondamentale ascoltare attivamente l’interlocutore. Prestate attenzione alle loro domande, preoccupazioni e richieste. Evitate di interromperlo e parlate in modo professionale e chiaro. Se necessario, prendete appunti per assicurarvi di aver compreso correttamente i loro dubbi.
3. Corretto galateo telefonico: Usare un linguaggio e un tono di voce appropriati quando si comunica con gli interlocutori. Evitate di usare un linguaggio gergale o un gergo tecnico che l’interlocutore potrebbe non capire. Parlare con un tono calmo e professionale, evitando di alzare la voce o di sembrare arrabbiati o frustrati. Infine, concludete sempre la conversazione con gentilezza, ringraziando per la chiamata e offrendovi di aiutarli per qualsiasi altra domanda o dubbio.
Lo screening di una chiamata è un aspetto importante dell’avvio di una nuova attività, in quanto vi aiuta a gestire il vostro tempo in modo efficace e a dare priorità alle chiamate importanti. Ecco i passaggi da seguire per effettuare lo screening di una chiamata:
1. Lasciare che la chiamata passi alla segreteria telefonica: Se non si riconosce il numero o se si è nel bel mezzo di un’attività importante, è meglio lasciare che la chiamata passi alla segreteria telefonica. In questo modo, potrete ascoltare il messaggio e decidere se richiede la vostra attenzione immediata.
2. Rispondere alla chiamata e identificarsi: Se decidete di rispondere alla chiamata, iniziate sempre identificando voi stessi e la vostra attività. Questo aiuta il chiamante a sapere di aver raggiunto la persona giusta e dà un tono professionale alla conversazione.
3. Chiedere lo scopo della chiamata: Dopo esservi identificati, chiedete al chiamante lo scopo della sua chiamata. Questo aiuta a capire se la chiamata è urgente o se può aspettare fino a un momento successivo.
4. Determinare se la chiamata è importante: in base allo scopo della chiamata, stabilire se è abbastanza importante da rispondere immediatamente o se può essere programmata per un momento successivo.
5. Programmare una richiamata: Se la chiamata non è urgente, è possibile programmare una richiamata in un momento più opportuno. Questo aiuta a gestire il proprio tempo in modo efficace e garantisce la disponibilità a rispondere alle chiamate importanti quando necessario.
6. Prendere appunti dettagliati: Durante la telefonata, prendete appunti dettagliati sulla conversazione, compresi il nome del chiamante, le informazioni di contatto e lo scopo della telefonata. Questo vi aiuterà a seguire l’interlocutore in un secondo momento e servirà anche come riferimento in caso di necessità futura.
Seguendo questi passaggi, è possibile selezionare efficacemente le chiamate e gestire il proprio tempo come nuovi imprenditori.