Quali sono i tuoi strumenti di produttività e perché?

Anche se ho lavorato su gadget e tecnologia per tutta la mia vita professionale, sono in realtà una persona piuttosto analogica. Sono incredibilmente produttivo, e come fondatore di una startup devo esserlo, ma credo che ciò derivi più dai sistemi e dalla consapevolezza di sé che da strumenti specifici.

La mia migliore to do list? I post-it. Ho provato tutti i tipi di liste digitali che potrebbero essere su tutti i miei dispositivi, e semplicemente non funzionano per me. Mi dimentico di controllarle. Mi dimentico anche di controllare le note che prendo in un quaderno. Ma un post-it, attaccato all'angolo in basso a sinistra del mio portatile, con una lista di scadenze giornaliere delle cose che devo fare dove posso fisicamente cancellare le cose? Quello funziona. È bello riciclare l'intero post-it, e poi posso iniziare con uno nuovo.

Hack per la posta elettronica? Come molti, faccio fatica con le e-mail: tenere il passo, ricordarmi di tornare per rispondere a cose che hanno bisogno di tempo, ecc. Ho avuto una formazione formale su come "fare e-mail" (e non mi imbarazza ammetterlo). Io uso il client Apple Mail, ma questi accorgimenti tattici funzionano per qualsiasi sistema di posta elettronica:

1. Fare un primo passaggio per archiviare (collegandolo ad un tasto di scelta rapida), cancellare e segnalare.
2. Utilizzare bandiere codificate a colori. Io uso le bandiere basate sulle azioni, l'urgenza, e chi gestirà cosa:
   1. Viola: Priorità 1. Assolutamente urgente, fare prima.
   2. Rosso: Risposta necessaria (generale)
   3. Verde: Risposta necessaria (vendite - verde per i soldi!)
   4. Blu: Risposta necessaria ma se ne occuperà qualcun altro (come modo di controllare)
   5. Grigio: Risposta necessaria (extra-curricolare)
3. Mantenere una casella di posta sotto controllo richiede tempo. La fase 1 e le email contrassegnate in viola sono una buona cosa da infilare nei tempi di cambio di contesto che si verificano durante il giorno - ma il resto richiede tempo effettivo, quindi pianificatelo.

Il mio altro strumento di produttività è la mia autoconsapevolezza di ciò che funziona bene per me. Voi potete fare lo stesso per voi stessi. Alcune cose a cui pensare:

• In quali condizioni è meglio lavorare? Ho un po' di energia in più se sento che sto andando avanti con il lavoro, e procrastinare mi rende stressato e lo stress mi rende lento. Quindi cerco di fare le cose presto e in anticipo, quando possibile.
• Impara quando hai più energia e fai le cose più difficili in quel momento. Ho un'esplosione di energia dalle 9 alle 12 ogni giorno, e di nuovo dalle 16 alle 20. Passo le ore a bassa energia facendo cose che richiedono meno creatività mentale, come camminare 1:1, e-mail, ecc. Non sono una persona mattiniera e ho forti ritmi circadiani, quindi anche svegliarmi 30 minuti prima può avere un impatto sull'intera giornata. Cerco di evitarlo quando possibile.
• Conosci i tuoi limiti. Posso, ma non dovrei, fare più di 4 colloqui di vendita, investitori o candidati in un giorno. Il mio cervello si frigge. Ora so questo di me stesso, e cerco di programmare di conseguenza.