La piccola cassa è la piccola somma di denaro che un’azienda tiene a portata di mano per le spese minori. Spesso viene utilizzata per cose come forniture per ufficio, spese postali e altri piccoli acquisti. Tuttavia, la piccola cassa può diventare rapidamente disorganizzata e difficile da gestire se non viene riconciliata correttamente. In questo articolo, discuteremo di come effettuare una riconciliazione della piccola cassa per garantire che il flusso di cassa sia sotto controllo.
Il primo passo per riconciliare la piccola cassa è contare fisicamente il denaro nella cassetta o nel cassetto della piccola cassa. Una volta contati i contanti, confrontateli con il saldo del registro di cassa. Il registro delle piccole spese deve elencare tutte le spese che sono state pagate con le piccole spese, insieme alla data e all’importo di ciascuna spesa.
Se l’importo dei contanti nella cassetta delle piccole spese non corrisponde al saldo del registro delle piccole spese, è necessario identificare le discrepanze. Ciò può comportare l’esame delle ricevute e di altra documentazione per assicurarsi che tutte le spese siano state registrate correttamente.
Una volta identificate le discrepanze, è necessario aggiustare il saldo del registro delle piccole spese per riflettere l’importo corretto dei contanti a disposizione. Se nella cassetta delle piccole spese c’è più contante di quanto registrato sul registro, il contante in eccesso deve essere depositato sul conto corrente aziendale. Se il contante presente nella cassetta delle piccole spese è inferiore a quello registrato sul registro, è necessario alimentare il fondo delle piccole spese con altro contante.
Dopo aver completato la riconciliazione, prendetevi un po’ di tempo per rivedere le vostre procedure per le piccole spese per assicurarvi che siano efficaci. Ciò potrebbe comportare l’implementazione di nuovi controlli per prevenire future discrepanze, come ad esempio la richiesta di ricevute per tutti gli acquisti in contanti o la limitazione del numero di persone che hanno accesso al fondo per le piccole spese.
In conclusione, il fondo cassa può essere uno strumento efficace per gestire le piccole spese in azienda. Tuttavia, è importante assicurarsi che il fondo cassa sia riconciliato correttamente su base regolare per evitare discrepanze e mantenere un flusso di cassa accurato. Seguendo i passaggi descritti in questo articolo, potrete migliorare la gestione della piccola cassa e mantenere la vostra attività senza intoppi.
La riconciliazione della piccola cassa in Quickbooks prevede alcuni semplici passaggi:
Fase 1: contare i contanti in cassa e registrare l’importo su un foglio di carta.
Fase 2: accedere al conto delle piccole spese in Quickbooks facendo clic sul menu “Elenchi” e selezionando “Piano dei conti”.
3: Individuare il conto Petty Cash e fare doppio clic su di esso per aprire il registro.
Fase 4: confrontare l’importo dei contanti in cassa con il saldo di Quickbooks. Se gli importi corrispondono, si può passare alla fase successiva. Se non corrispondono, è necessario identificare e correggere eventuali discrepanze.
Fase 5: esaminare le transazioni nel registro per verificare che corrispondano a quelle registrate nel registro Petty Cash. Se si riscontrano discrepanze, apportare le modifiche necessarie per far coincidere il registro e il registro.
Fase 6: registrare ogni nuova transazione nel registro, come la ricarica del fondo di cassa o il prelievo, e assicurarsi che il saldo sia aggiornato di conseguenza.
Fase 7: una volta che tutte le transazioni sono state riconciliate e i saldi corrispondono, fare clic sul pulsante “Riconcilia ora” per finalizzare il processo di riconciliazione.
La riconciliazione dei contanti è un processo utilizzato in contabilità per garantire che il saldo di cassa nei registri finanziari di un’azienda corrisponda all’effettivo saldo di cassa nel conto bancario dell’azienda. Un esempio di riconciliazione di cassa consiste nel confrontare le transazioni registrate nei registri finanziari di un’azienda con le transazioni registrate dalla banca per lo stesso periodo.
A titolo di esempio, ipotizziamo che un’azienda abbia un conto bancario con un saldo di 10.000 dollari. I registri finanziari dell’azienda mostrano un saldo di cassa di 9.500 dollari. Per riconciliare il saldo di cassa, il contabile dell’azienda inizierebbe a raccogliere un elenco di tutte le transazioni avvenute nel periodo in questione, compresi i depositi, i prelievi e le eventuali commissioni o spese.
Il contabile confronterà poi questo elenco con i registri della banca per identificare eventuali discrepanze. Ad esempio, la banca potrebbe aver registrato un deposito che i registri dell’azienda non rispecchiano, oppure potrebbe esserci una discrepanza nell’importo di un prelievo o di un assegno emesso.
Una volta identificate le discrepanze, il contabile rettifica i registri finanziari dell’azienda per riflettere il saldo di cassa corretto. Questo processo contribuisce a garantire che i registri finanziari dell’azienda siano accurati e aggiornati, il che è fondamentale per una gestione finanziaria e un processo decisionale efficaci.
La riconciliazione del POS (Point of Sale) è il processo che garantisce che le transazioni registrate nel sistema POS corrispondano alle vendite effettive effettuate in un determinato periodo. Questo processo prevede il confronto tra i dati di vendita registrati nel sistema POS e i contanti, le carte di credito e gli altri metodi di pagamento utilizzati per effettuare le vendite.
Per eseguire una riconciliazione POS, il commercialista o il contabile esamina i dati di vendita del sistema POS e li confronta con le ricevute del registratore di cassa, gli estratti conto della carta di credito e altri documenti di pagamento. Si esamineranno eventuali discrepanze tra i dati di vendita registrati e i pagamenti effettivi ricevuti e si effettueranno gli aggiustamenti necessari.
Lo scopo di una riconciliazione POS è quello di garantire l’accuratezza e la completezza dei dati di vendita registrati nel sistema POS, nonché di identificare potenziali errori, frodi o furti. Eseguendo regolari riconciliazioni dei POS, le aziende possono assicurarsi che i loro registri finanziari siano accurati e aggiornati e che siano in grado di identificare e risolvere eventuali problemi.