In qualità di imprenditore, la gestione delle finanze è una parte importante delle vostre attività. QuickBooks è uno strumento fondamentale che aiuta a tenere organizzati i conti, ma condividere file di grandi dimensioni con il proprio commercialista può essere una sfida. Fortunatamente, esistono diversi modi per condividere i file di QuickBooks con il proprio commercialista attraverso Internet. Ecco alcuni metodi per rendere più facile e conveniente la condivisione dei file di QuickBooks.
QuickBooks Online è una versione di QuickBooks basata sul cloud che consente di accedere ai dati finanziari da qualsiasi luogo dotato di connessione a Internet. È possibile condividere i file di QuickBooks con il proprio commercialista aggiungendolo come utente al proprio account QuickBooks Online. Una volta ottenuto l’accesso, il commercialista potrà visualizzare e lavorare sui dati finanziari in tempo reale. QuickBooks Online consente anche di controllare il livello di accesso del commercialista, in modo da poter limitare o concedere l’accesso a determinate aree dei dati finanziari.
Se avete un file QuickBooks più piccolo, potete condividerlo con il vostro commercialista via e-mail. È sufficiente comprimere il file in un formato .zip per ridurne le dimensioni e allegarlo a un’e-mail. Tuttavia, si tenga presente che alcuni provider di posta elettronica possono avere limitazioni sulle dimensioni dei file, quindi questo metodo potrebbe non essere adatto ai file QuickBooks più grandi.
I servizi di condivisione file come Dropbox, Google Drive e OneDrive sono ottime opzioni per condividere file QuickBooks di grandi dimensioni con il proprio commercialista. È sufficiente caricare il file QuickBooks sul servizio di condivisione file e condividere il link con il commercialista. Questi potrà quindi scaricare il file dal link e lavorare sui dati finanziari offline. Tuttavia, dovrete assicurarvi che il vostro commercialista abbia accesso allo stesso servizio di condivisione dei file che utilizzate voi.
Se si desidera consentire al commercialista di accedere al file desktop di QuickBooks, è possibile utilizzare un’applicazione desktop remota come TeamViewer, LogMeIn o GoToMyPC. Queste applicazioni consentono al commercialista di accedere in remoto al vostro computer e di lavorare sul vostro file QuickBooks come se fosse seduto davanti al vostro computer. Tuttavia, tenete presente che questo metodo richiede una connessione internet stabile e potrebbe non essere adatto a file QuickBooks di grandi dimensioni.
In conclusione, condividere i file di QuickBooks con il proprio commercialista attraverso Internet è un modo conveniente per mantenere i propri dati finanziari organizzati e aggiornati. Utilizzando uno di questi metodi, potete assicurarvi che il vostro commercialista abbia accesso ai dati finanziari di cui ha bisogno per aiutarvi a gestire le vostre finanze in modo efficace.
Se utilizzate QuickBooks (QB) per la contabilità della vostra azienda, potreste aver bisogno di inviare il vostro file QB al vostro commercialista per una revisione o per preparare il bilancio o la dichiarazione dei redditi. Ecco i passaggi per inviare il file QB a un commercialista:
1. Backup del file QuickBooks: Prima di inviare il file QB al commercialista, è necessario creare una copia di backup del file QuickBooks. A tal fine, aprire QuickBooks e andare su File > Backup azienda > Crea backup locale. Scegliere una posizione per salvare il file di backup e seguire le istruzioni per completare il processo di backup.
2. Condividere il file QB: Una volta ottenuta una copia di backup del file di QuickBooks, è possibile condividerla con il proprio commercialista. Il modo più semplice per farlo è utilizzare un servizio di condivisione di file come Dropbox, Google Drive o OneDrive. Caricare il file di backup di QB sul servizio di condivisione file e condividere il link con il proprio commercialista.
3. Concedere l’accesso al proprio commercialista: A seconda del servizio di condivisione dei file utilizzato, potrebbe essere necessario concedere al commercialista l’accesso al file QB condiviso. Ad esempio, se si utilizza Dropbox, è possibile creare una cartella condivisa e invitare il commercialista a unirsi alla cartella. Una volta accettato l’invito, il commercialista avrà accesso al file QB.
4. Comunicare con il commercialista: Una volta che il vostro commercialista ha accesso al vostro file QB, dovrete comunicare con lui ciò che dovete fare con il file. Ad esempio, se avete bisogno di preparare la dichiarazione dei redditi, dovrete fornirgli tutte le informazioni necessarie sulla vostra attività e rispondere a tutte le loro domande.
In sintesi, l’invio del file QB a un commercialista comporta la creazione di una copia di backup del file QB, la sua condivisione con il commercialista tramite un servizio di file-sharing, la concessione dell’accesso al commercialista e la comunicazione con quest’ultimo su ciò che si desidera che faccia con il file.
Sì, il vostro commercialista può accedere al vostro account QuickBooks Online se gli fornite le necessarie credenziali di accesso. QuickBooks Online dispone di una funzione chiamata “Accesso del commercialista” che consente ai commercialisti o ai contabili di accedere agli account QuickBooks Online dei clienti.
Per concedere l’accesso al commercialista, è possibile invitarlo come utente con il tipo di utente “commercialista”. In questo modo avrà accesso a tutte le aree dell’account, ad eccezione delle informazioni sensibili come quelle relative alla fatturazione e alle buste paga. È inoltre possibile specificare a quali aree dell’account si desidera che il commercialista abbia accesso.
È importante notare che è necessario concedere l’accesso solo a un commercialista o contabile fidato e affidabile. Inoltre, è necessario controllare regolarmente il loro accesso per assicurarsi che abbiano accesso solo alle aree del conto necessarie per svolgere le loro mansioni.