Come rendere privati i Google Docs

Tutti i Google Docs sono privati per default. Diventano pubblici solo quando li condividi con altri.

Puoi condividere i documenti cliccando con il tasto destro del mouse e selezionando "Ottieni link condivisibile", che puoi poi inviare via email alle persone, o selezionando "Condividi" che ti mostrerà anche con chi hai condiviso un documento.

Puoi impostare ogni persona per visualizzare solo, commentare o modificare il documento. Se fai clic sul link "Avanzate" nell'opzione "Condividi", vedrai ulteriori opzioni. La più importante di queste è nella sezione "Chi ha accesso" - se clicchi sull'opzione "Cambia", troverai una serie di diverse opzioni di condivisione. A volte vorrai che qualcuno sia in grado di accedere al tuo documento senza dover avere un account GSuite, e puoi selezionarlo qui.

Dopo un po', ti dimenticherai completamente chi ha accesso a quali documenti. Non c'è modo di scoprirlo in GSuite, ma c'è un meraviglioso add-on chiamato WhoHasAccess.com: User Management for Google Drive che rivela con chi avete condiviso i documenti e fornisce ulteriori strumenti per la gestione degli accessi.

Dopo aver usato GSuite per 8 anni, sono rimasto scioccato e inorridito nello scoprire quante persone avevano accesso ai miei documenti, ed è uno strumento inestimabile per assicurarsi di mantenere i vostri documenti privati.