Qual è la parte più importante della pianificazione di un evento? Perché?

1. Una meta e un obiettivo per il tuo evento

Prima di tutto, quando organizzi un evento, devi farti due domande importanti: perché stai organizzando questo evento e cosa vuoi ottenere?

Definire un obiettivo ti aiuterà a mantenere la direzione del tuo evento. Sai cosa vuoi e quindi sarai creativo in ogni tua azione per arrivarci. Se le risposte a queste domande sono state chiare prima di organizzare l'evento, sarà più facile raggiungere i tuoi obiettivi e le tue mete.

2. Una squadra non è solo bella, ma cruciale !

Come abbiamo già menzionato nel nostro precedente blog post sugli allevatori di stress, una squadra è molto importante ! È necessario un lavoro di squadra per far fronte a tutti i dettagli dell'evento. Considerate l'identificazione di un Event Manager (se leggete questo, normalmente siete voi!). Come manager dell'evento, deleghi tutto ai membri del tuo team come: gestione della sede, intrattenimento, sistema audio ecc.

3. Scegliere una data non è facile

Quando scegli una data per il tuo evento, non dimenticare di prendere in considerazione gli altri eventi intorno che potrebbero influenzare il tuo. Scegliete la data e l'ora giuste per i vostri ospiti. Dopo tutto, l'evento è anche per loro !

4. Crea un piano generale

Questo piano dovrebbe includere tutti gli aspetti dell'evento come:

• Selezione del luogo: Considerare la sicurezza e le specifiche dello spazio come la capacità del luogo.
• Logistica per i partecipanti: Assicuratevi che i vostri partecipanti possano partecipare facilmente al vostro evento. La logistica è spesso un problema, quindi sii creativo con le alternative.
• Presentatori: Attira l'attenzione dei partecipanti selezionando i presentatori giusti per il tuo evento. Daranno grande valore ai tuoi ospiti.
• Attività e intrattenimento: Le attività e gli intrattenimenti devono essere adatti agli scopi e agli obiettivi dell'evento, per te ma anche per i tuoi ospiti.

5. Determina i processi amministrativi

Tieni traccia della pianificazione, della registrazione, del budget, della lista degli ospiti e dei relatori, ecc. Questo renderà i passi più chiari ma renderà anche più fluidi i processi del tuo evento. Mentre pianifichi tutti i processi, puoi coinvolgere altre persone o gruppi per organizzare i migliori eventi. La gente di solito ama aiutare e dare consigli e intuizioni.

6. Stabilisci un budget

Decidi quanto del tuo budget puoi spendere e per cosa spendere. Il budget dovrebbe incorporare stime per tutte le voci chiave del tuo piano generale. È anche importante cercare modi creativi per spendere saggiamente il budget.

Come organizzatore, se segui questi passi più importanti, il tuo evento sarà sicuramente indimenticabile per i tuoi partecipanti. Raggiungete gli obiettivi del vostro evento applicando quelli, i vostri ospiti vi ringrazieranno più tardi.