Come essere un grande multitasker

Stabilisci i tuoi obiettivi. Il vecchio detto, "Se non sai dove stai andando, qualsiasi strada ti porterà lì" è altrettanto vero anche se stai seguendo più compiti.

Valutate se il multitasking è appropriato per gli obiettivi e i compiti che dovete fare. Nella tua onesta valutazione, il multitasking è necessario? Vi aiuterà a fare di più? O si tradurrà solo nel tuo fare più cose lentamente o male? Se il tuo manager o qualcun altro ti chiede di fare multitasking e tu senti che è controproducente o non sicuro, prova a spiegare le tue preoccupazioni.

Preferisci del tempo per dedicarti a compiti intensi o complessi. Fai sapere che preferisci avere del tempo per te stesso per un'ora o due al giorno, e usa quel tempo per compiti intensi che richiedono la tua piena concentrazione.

Scegli compiti che sono di routine, familiari o fluenti per il multitasking. Non aspettarti di avere la piena concentrazione necessaria per imparare una nuova attività o eseguire un compito difficile o complesso.

Pianifica in anticipo. Non potete programmare ogni interruzione, o prevedere quante volte il telefono squillerà in un pomeriggio, ma potete essere in grado di selezionare i vostri compiti e avere in mente una sequenza generale di eventi per completarli, ma evitare inutili ripetizioni o ridondanze. Iniziate prima i compiti più lunghi o più coinvolti. Riempite i vuoti con compiti più brevi, ben definiti o autonomi. Pensate se ci sono risorse da gestire e distribuire, oltre al vostro tempo e alla vostra attenzione. Se state cucinando più piatti, ognuno avrà bisogno di tempo nel forno. Potete metterli tutti insieme, o devono andare in qualche sequenza?

Lavorate in anticipo. Se sapete che nel pomeriggio ci sarà un grande afflusso, iniziate presto per allestire e preparare. Se avete mai visto il personale di un ristorante avvolgere le posate nei tovaglioli alle 3 del pomeriggio, avete visto un buon esempio di lavoro d'anticipo in azione.

Lasciate del tempo extra. Se prevedete frequenti interruzioni, tenetene conto quando pianificate quanto tempo vi aspettate che ci voglia per tutto il resto.

Lavorate su una cosa alla volta, ma alternandovi. I giocolieri possono avere molti oggetti in aria, ma di solito ne manipolano solo uno alla volta. In termini di compiti, alternare rapidamente può significare trovare il modo di passare da un compito all'altro in modo pulito. Forse questo significa identificare o addirittura costruire dei momenti in cui un compito non ha bisogno della vostra attenzione diretta (come quando il bucato è nella lavatrice o una casseruola è nel forno). Questo può anche significare impostare un timer o un allarme, o fare una nota mentale o scritta per ricordarsi di prestare attenzione a un compito di nuovo quando è il momento.

Eliminare i compiti non necessari. Se stai facendo multitasking per essere più efficiente, non spendere tempo a fare cose extra. L'eccezione è un'attività di sfondo per aiutare a passare il tempo se un compito primario è noioso, meccanico o di routine. Per esempio, se ascoltare la radio o un audiolibro aiuta a superare il tedio di dipingere un muro, fai pure.

Semplificare i compiti che puoi'teliminare. Specialmente se si tratta di compiti di routine, cerca di eseguirli solo nel dettaglio che richiedono. Questo non significa che si debba produrre un lavoro inferiore agli standard. Invece, cercate le inefficienze e migliorate quello che potete.