In qualità di imprenditori, conoscete l’importanza di fatturare ai vostri clienti in modo tempestivo e accurato. Tuttavia, la creazione e l’invio manuale delle fatture può essere un processo lungo e soggetto a errori. È qui che entra in gioco QuickBooks. Grazie alla sua funzione di fatturazione ricorrente, è possibile automatizzare il processo di fatturazione e risparmiare tempo, garantendo al contempo la precisione.
Per creare una fattura ricorrente in QuickBooks, procedere come segue:
2. Selezionare “Transazioni ricorrenti” dal menu a discesa.
4. Selezionare “Fattura” dall’elenco dei tipi di transazione.
6. Fare clic sul pulsante “Salva modello”.
8. Scegliere la data di inizio e di fine della fattura ricorrente.
Invio di una fattura ricorrente via e-mail
Una volta creata una fattura ricorrente, QuickBooks genererà e invierà automaticamente la fattura con la frequenza specificata. Per assicurarsi che i clienti ricevano le fatture via e-mail, procedere come segue:
2. Selezionare “Account e impostazioni” dal menu a discesa.
4. Alla voce “Contenuto del modulo di vendita”, assicurarsi che sia selezionata la casella “Email”.
6. QuickBooks invierà automaticamente la fattura ricorrente ai clienti via e-mail con la frequenza specificata.
La fatturazione ricorrente in QuickBooks offre diversi vantaggi agli imprenditori, tra cui:
2. Coerenza: Le fatture ricorrenti assicurano che i clienti siano fatturati regolarmente, migliorando il flusso di cassa e riducendo il rischio di mancati pagamenti.
4. Riduzione dei costi amministrativi: L’automazione del processo di fatturazione riduce la necessità di interventi manuali, con un risparmio sui costi amministrativi.
In conclusione, la fatturazione ricorrente in QuickBooks è uno strumento potente che può aiutarvi a semplificare il processo di fatturazione, a migliorare il flusso di cassa e a ridurre i costi amministrativi. Seguendo i passaggi descritti sopra, è possibile creare e inviare fatture ricorrenti con facilità, liberando tempo prezioso per concentrarsi sulla crescita dell’azienda.
Per inviare via e-mail una fattura memorizzata in QuickBooks, è possibile seguire i seguenti passaggi:
1. Aprire QuickBooks e andare alla scheda Clienti.
2. Cliccare su Crea fatture.
3. Selezionare la fattura memorizzata che si desidera inviare via e-mail.
4. Fare clic sul pulsante Modifica.
5. Apportare le modifiche necessarie alla fattura.
6. Cliccare sul pulsante Invia.
7. Selezionare il modello di e-mail che si desidera utilizzare dal menu a discesa.
8. Inserire l’indirizzo e-mail del destinatario.
9. Aggiungere un messaggio, se necessario.
10. Fare clic su Invia.
In alternativa, è possibile inviare per e-mail una fattura memorizzata dall’elenco delle transazioni memorizzate. Ecco come fare:
1. Andare al menu Elenchi e selezionare Elenco transazioni memorizzate.
2. Trovare la fattura che si desidera inviare via e-mail e fare clic sul pulsante con la freccia accanto.
3. Selezionare Modifica fattura memorizzata.
4. Apportare le modifiche necessarie alla fattura.
5. Cliccare sul pulsante Invia.
6. Seguire i passaggi da 7 a 10 del metodo precedente.
Seguendo i passaggi sopra descritti, è possibile inviare facilmente via e-mail una fattura memorizzata in QuickBooks.
Tutti i piani di QuickBooks, compresi QuickBooks Online Simple Start, QuickBooks Online Essentials, QuickBooks Online Plus e QuickBooks Online Advanced, hanno la possibilità di creare fatture ricorrenti. Le fatture ricorrenti sono una funzione che consente alle aziende di generare e inviare automaticamente le fatture ai clienti secondo un calendario regolare, ad esempio settimanale, mensile o annuale. Ciò consente di risparmiare tempo e di semplificare il processo di fatturazione per le aziende che hanno clienti abituali o servizi ricorrenti. Per impostare una fattura ricorrente in QuickBooks, gli utenti possono selezionare l’opzione “Crea fattura” e poi scegliere il pulsante “Rendi ricorrente”. Da qui, possono personalizzare la frequenza della fattura, la durata e altri dettagli per adattarli alle loro esigenze.
Per inviare un’e-mail automatica da QuickBooks, è possibile seguire i seguenti passaggi:
1. Aprire QuickBooks e fare clic sul menu “Modifica”.
2. Scegliere “Preferenze” dal menu a discesa.
3. Selezionare “Invia moduli” dall’elenco delle opzioni a sinistra.
4. Fare clic sulla scheda “Preferenze azienda”.
5. Selezionare la casella accanto a “E-mail automatiche” per attivare la funzione.
6. Scegliere i moduli che si desidera inviare automaticamente dall’elenco dei moduli disponibili.
7. Fare clic su “Aggiungi e-mail” per aggiungere l’indirizzo e-mail dei destinatari.
8. Scegliere il modello di e-mail che si desidera utilizzare o crearne uno nuovo.
9. Personalizzare il messaggio e-mail, se necessario.
10. Fare clic su “OK” per salvare le modifiche.
Una volta impostata la funzione di invio automatico di e-mail in QuickBooks, il programma invierà automaticamente i moduli selezionati agli indirizzi e-mail designati agli intervalli specificati. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica nell’invio regolare di fatture, ricevute o altri documenti ai clienti o ai fornitori.