Come usare Microsoft Teams per le riunioni online

1. Azione dell'ordine del giorno

Se i partecipanti alla riunione si trovano dall'altra parte dell'edificio o del mondo, è importante che tutti siano sulla stessa pagina. Anche se le agende formali non sono più in voga come una volta, ripristinate la pratica.

Includete gli argomenti della riunione nel corpo del vostro invito sul calendario o inviate un documento via email 24-48 ore prima dell'orario stabilito. Questo darà a tutte le parti la possibilità di impostare le loro aspettative riguardo agli obiettivi della riunione.

E sì, se sei il destinatario di un ordine del giorno della riunione, leggilo! Anche se avete familiarità con il progetto o gli argomenti di discussione, potreste apprendere informazioni importanti sulle prospettive o le preoccupazioni sul tavolo, e non è mai divertente essere presi alla sprovvista.

2. Preparate le vostre (P e) Q

A prescindere dal fatto che la vostra riunione abbia un'agenda fissa o meno, assicuratevi di sapere quali sono i vostri obiettivi. Prima dell'incontro, compilate qualsiasi nota o informazione di base a cui potreste aver bisogno di fare riferimento, così come qualsiasi domanda.

Avere una lista preparata o una serie di punti elenco allevierà la pressione di pensare a qualsiasi domanda sul momento e vi permetterà di impegnarvi nella discussione. Sentitevi liberi di annotare le domande sull'ordine del giorno, se ce n'è una, o impostate il vostro documento di appunti in anticipo con gli obiettivi o i pensieri iniziali in cima.

Non importa il vostro stile di preparazione, seguire questa pratica vi assicurerà di ricordarvi il vostro ordine del giorno il giorno della riunione.

3. Risolvete i problemi tecnici

Che sia la vostra prima riunione online o la milionesima, assicuratevi di sapere come usare la vostra tecnologia. Confermate come collegarvi e che i vostri altoparlanti funzionino. Se hai bisogno di internet per accedere alla tua conferenza o alle tue e-mail o note (relative alla riunione), controlla il Wi-Fi!

Le frustrazioni iniziali spesso si sviluppano quando una persona ha bisogno di un minuto in più per accedere alla linea della conferenza. Non essere quella causa-arriva presto alla tua sala conferenze e componi il numero. Anche se imposti il tuo telefono su "muto" fino a quando non si uniscono altre persone, almeno puoi concentrarti sul contenuto del tuo discorso piuttosto che arrivare lì in primo luogo.