Qual è la migliore soluzione di knowledge base interna per i team?

Una soluzione di base di conoscenza veramente robusta è quella che è progettata per considerare i temi ricorrenti nello spazio di gestione della conoscenza. Prima di iniziare a fare nomi, prendiamoci un momento per elencare e analizzare ciò che è necessario per le aziende che vanno dalla piccola startup all'impresa. Prima, la lista.

• Ricerca universale
• Formato di consumo
• Integrazione o compatibilità con gli strumenti esistenti
• Verifica
• Scalabilità
• Accessibilità dal flusso di lavoro dei dipendenti
• Editor robusto
• Rapporti e analisi
• Sicurezza

Tuffiamoci in ogni voce per fornire un po' più di contesto.

Ricerca universale - La ricercabilità è probabilmente la caratteristica più importante per l'utilità di una base di conoscenza. Senza una robusta funzionalità di ricerca, la conoscenza è persa. Per universale, intendo che la capacità di ricerca va oltre il negozio di conoscenza. Per esempio, potresti usare Confluence per memorizzare le tue conoscenze. Idealmente, la vostra soluzione di base di conoscenza sarà in grado di cercare da ovunque il vostro team lavori, piuttosto che dover passare dal vostro lavoro a Confluence numerose volte. Spesso questo passaggio può avvenire da e verso il browser o Slack.

Formato di consumo - Un'altra importante considerazione è come la conoscenza sarà consumata. Considera questi scenari di ricerca della conoscenza:

• Cercando un indirizzo dell'ufficio (e altre domande frequenti) - il miglior formato è un frammento di testo semplice o una nota
• Conoscenza istruttiva - il miglior formato è un video
• Dati - il miglior formato è in documenti, fogli di calcolo, presentazioni
• Modelli - il miglior formato è in documenti digitali

Non metteresti una domanda frequente (come un indirizzo dell'ufficio) in un video invece di un frammento/nota. E non metteresti un tutorial in un foglio di calcolo piuttosto che in un video. La vostra base di conoscenza deve essere abbastanza flessibile da accogliere quanti più scenari possibili.

Integrazioni - Sono finiti i giorni in cui i team usavano solo Microsoft Office nel loro flusso di lavoro. Ora usiamo browser, Slack, G-Suite, Dropbox, Confluence, Zendesk e la lista continua. Qualunque sia il resto del vostro stack, idealmente è compatibile con il resto degli strumenti con cui lavorate.

Verifica - La conoscenza inevitabilmente cambia o diventa obsoleta. Tutti abbiamo bisogno di promemoria per mantenere le cose accurate, al fine di garantire che i membri del team non vengano bloccati da un pezzo di conoscenza imprecisa. La vostra soluzione di conoscenza dovrebbe fornire un feedback agli amministratori della conoscenza per assicurare l'accuratezza.

Scalabilità - Questo può essere interpretato in due modi. Scalabilità può significare che la vostra base di conoscenza può essere rivista e modificata facilmente, dal flusso di lavoro del team. Così, man mano che le lacune di conoscenza vengono identificate, chiunque nel team può aggiungere alla base di conoscenza rapidamente e senza molto sforzo. Scalabilità può anche significare che mentre la vostra organizzazione cresce e le vostre esigenze si evolvono, la vostra base di conoscenza è ancora adatta. Molte aziende iniziano con alcuni documenti in Confluence o Google Docs, poi superano il caos di un'unità condivisa disorganizzata di conoscenza. Una soluzione ideale per la base di conoscenza può adattarsi alla crescita organizzativa in modo da aggiungere strumenti come un software di ticketing per il service desk IT o uno strumento per il customer service desk, che tutto ciò che avete investito nella vecchia conoscenza non vada perso.

Accessibilità - Se il vostro team deve sempre aprire Confluence o cercare Google Drive ogni volta che hanno bisogno di trovare un pezzo di conoscenza, questo finisce per provocare un sacco di cambi di applicazione. I lavoratori della conoscenza passano un sacco di tempo in strumenti come Slack o il browser. Affinché la conoscenza sia accessibile, dovrebbe integrarsi con queste tecnologie per limitare il tempo sprecato nella transizione tra le piattaforme.

Robusto Editor - La conoscenza non è più solo parole. Può includere rich text, markdown, immagini, GIF, video, audio, embed e chissà cos'altro. Se l'editor della tua base di conoscenza non ha tutto questo, non è sufficiente.

Reporting e analisi - Questo è il punto in cui una soluzione di conoscenza passa ad un altro livello. Gli strumenti di reporting e di analisi aiutano gli amministratori a identificare dove esistono lacune di conoscenza, dove appaiono modelli di domande frequenti e aiutano gli amministratori a identificare se i dipendenti stanno addirittura utilizzando la base di conoscenza! Senza analisi, gli amministratori saranno lasciati a indovinare su come il loro team può essere servito al meglio.

Sicurezza - I dati della vostra azienda sono al sicuro? Spero di sì. Sono i vostri dati. Scegliete la soluzione che protegge la proprietà intellettuale della vostra azienda e non ne fa copie non protette altrove.

Con tutti questi elementi considerati, penso che la soluzione software Obie's knowledge base affronti tutti questi problemi con un approccio molto attento sia al flusso di lavoro dei dipendenti che alle esigenze degli amministratori che implementano la soluzione.