Quali sono i grandi usi di Asana?

Prima di tutto, aiuta a capire che nel suo nucleo, Asana è fondamentalmente uno strumento di comunicazione di gruppo, progettato per centrare la comunicazione e la collaborazione del team intorno ai compiti. Mentre Asana funziona abbastanza bene come app per la gestione individuale delle attività/GTD, questo non è il caso d'uso a cui ci rivolgiamo, quindi se state cercando uno strumento per gestire solo le vostre attività, ci sono una serie di app costruite appositamente che potrebbero servirvi meglio.

Con questo in mente, ecco una serie di ottimi modi per usare Asana, basati su come noi stessi usiamo Asana e su come lo usano alcuni dei nostri clienti:

Casi d'uso generali:

• Comunicazione. Mentre usiamo ancora l'email per trasmettere messaggi all'intero team e la messaggistica istantanea per le chat one-to-one, Asana serve come centro di comunicazione della nostra azienda. La maggior parte delle comunicazioni sul lavoro che il nostro team sta facendo avviene in Asana, soprattutto come commenti sui compiti. La casella di posta di Asana rende questo processo molto più facile.
  
• Gestione generale del progetto. La maggior parte dei progetti può essere suddivisa in una serie di compiti e pietre miliari che devono essere prioritarizzati, completati in un certo ordine, entro una certa data e da una serie di persone. In Asana, è possibile costruire rapidamente quell'insieme di compiti, usare le intestazioni di priorità per raggrupparli in pietre miliari (basta aggiungere un ":" alla fine di un compito), quindi assegnare ogni compito alla persona che lo possiede. Per grandi compiti che richiedono un certo numero di passi (e/o persone diverse) per essere completati, è possibile utilizzare i sottocompiti.
• Suggerimenti/richieste di caratteristiche. In Asana, abbiamo un progetto chiamato "Product Opportunities" che serve come lista principale di richieste e suggerimenti di funzionalità da parte dell'intero team. Ogni tanto, uno dei nostri due PM si immerge in questa lista, sceglie le idee migliori/più pratiche e le aggiunge alla roadmap e/o ai piani di sprint. Altre idee a bassa priorità, ma comunque allettanti, potrebbero essere etichettate per la "Settimana Polacca"
  
• Bug Tracking. Abbiamo un progetto "Bugs" e ogni volta che troviamo un bug in Asana, lo aggiungiamo qui. Usiamo titoli di priorità (P0-P4) per indicare la gravità del bug e l'importanza di risolverlo (P0 significa: FIX NOW!). I bug ad alta priorità vengono assegnati ad un ingegnere immediatamente, e gli altri sono lì per essere scelti durante i periodi di una settimana tra gli sprint (che noi chiamiamo "Off-Sprints").
  
• Tracciamento dei candidati. Anche se Asana non è un sistema di tracciamento dei candidati fatto apposta, i nostri reclutatori ci giurano. Abbiamo progetti separati per ogni categoria funzionale (ingegneri, designer, marketing, ecc.). Quando un candidato arriva sul nostro radar (sia tramite referral o domanda diretta), creiamo un compito con il suo nome e lo aggiungiamo al progetto pertinente. La lettera di presentazione del candidato e i link alla sua presenza su internet (LinkedIn, GitHub, Behance, ecc.) vanno nel campo delle note e il suo curriculum viene allegato al compito. I nostri reclutatori aggiungeranno poi dei tag per catturare la fase del processo ("introduzione richiesta"; "colloquio telefonico"; "on-site") e categorizzare per ruolo ("data eng"; "content marketing"; ecc). Quando un candidato ha fatto un colloquio, usiamo i sottocompiti per chiedere ai suoi intervistatori il loro feedback.
  
• CRM. Usiamo anche Asana come nostro CRM. Ogni volta che un cliente passa a uno spazio di lavoro premium, usiamo Zapier per spingere i dati dalla nostra piattaforma di pagamento in un progetto "Upgrades" con il nome della società come compito e i dettagli di contatto del proprietario dell'account nelle note. Il nostro team di vendita (uno solo, il signor Michael Spradlin) userà questo progetto per raggiungere i clienti e per segmentare i nostri clienti pagati per tipo di settore e/o caso d'uso. Sceglierò le aziende più riconoscibili e le aggiungerò al progetto "Customer Marketing" per dopo. Alcuni dei nostri clienti hanno escogitato modi molto più avanzati di usare Asana come CRM (con tutti i tipi di tag e fasi), ma poiché il nostro ciclo di vendita è molto a basso contatto, questo modo ha soddisfatto le nostre esigenze (per ora).
  
• Lanci di prodotto. Abbiamo un "Product Launch Template" che contiene l'elenco dei compiti che probabilmente faremo ogni volta che ci prepariamo a lanciare un nuovo prodotto o una caratteristica significativa. In vista di uno di questi lanci, facciamo una copia del progetto, lo rinominiamo per la caratteristica che sta lanciando, fissiamo le date di scadenza per ogni compito e sottocompito e dividiamo il lavoro. Se viene coinvolto un PR, usiamo gli account ospite per portare il nostro team di PR nel progetto e collaborare con loro sui piani di sensibilizzazione dei media, la messaggistica, ecc.
  
• Meglio le riunioni. Usiamo Asana per creare gli ordini del giorno delle riunioni, per prendere appunti su ogni punto dell'ordine del giorno durante la riunione, e poi per delegare i compiti successivi alla fine della riunione. Usiamo Asana per le riunioni del consiglio di amministrazione, per le riunioni di pianificazione della roadmap, per le revisioni del design e per le riunioni 1:1 - praticamente per ogni tipo di riunione.
• Lavoro per i clienti. Mentre noi non usiamo Asana per lavorare direttamente con i clienti (non siamo un negozio di consulenza), molti dei nostri clienti lo fanno. Ci sono almeno due modi principali che abbiamo visto fare. Il primo modo è quello di usare spazi di lavoro completamente separati per ogni cliente, riempire ogni spazio di lavoro con i progetti e i compiti specifici di ciascuno, poi invitare le parti interessate dal cliente nello spazio di lavoro che hai impostato per loro. Il secondo modo è quello di tenere tutto in un unico spazio di lavoro e utilizzare gli account ospite, dando a ciascun cliente l'accesso solo ai progetti che lo riguardano.

Alcuni modi specifici in cui io stesso uso Asana:

• Calendario editoriale. Uso un progetto "Marketing Content Roadmap" per catturare ogni singola idea di contenuto (post sul blog, video, risposta a Quora, email di marketing) che chiunque nel team ha. Ogni pezzo di contenuto è il proprio compito, con il titolo di lavoro approssimativo come nome del compito. Do priorità a questa lista in base alle aspettative per lo più soggettive di valore/impatto, aggiungo date per le cose con scadenze definite (come gli annunci di lancio delle funzionalità) e poi aggiungo le cose dalla lista al mio progetto di sprint plan. Metto i link alle bozze nel campo delle note e sollecito il feedback tramite i commenti alle attività. Per i contenuti che richiedono molti passi (come un'email di marketing che ha bisogno di essere scritta, disegnata e codificata), uso i sottocompiti.
• Produzione di media. Per i lavori di produzione di contenuti più grandi e complicati (in particolare, i video), creo un progetto dedicato a quel contenuto e lo suddivido in fasi (pre-produzione; produzione; post-produzione) e compiti in quelle fasi (ad esempio, scrivere la sceneggiatura, assumere un videografo, impostare la data delle riprese, ecc. Se avete dei modi unici che vorreste che aggiungessi, sentitevi liberi di elaborare nei commenti!