Qual è lo scopo delle riunioni?

Qual è lo scopo delle riunioni?

1. Per costruire un rapporto tra i membri del team.
2. Per presentare nuovi obiettivi e discutere cosa comporterebbe il loro perseguimento.
3. Per dare la possibilità ai problemi e alle sfide di essere portati alla luce, e alle soluzioni discusse ed esaminate.
4. Favorire il senso di morale che deriva dal fatto che tutti sono allineati come un tutt'uno su qualche cosa o cose.
5. Fare strategia e buttare giù piani e piani di emergenza per le prossime sfide, potenziali conflitti e rischi da gestire.
6. Per dare ai membri del team che hanno un'idea diversa dello scopo la possibilità di sollevarla e sostenerla, cambiare la loro in allineamento con lo scopo unito del gruppo, o continuare come prima, ma almeno sapere cosa gli altri pensano che stiamo facendo.
7. Per assegnare i compiti e localizzare (o riposizionare) le responsabilità dove appartengono in modo più sensato e produttivo, in un ambiente dove tutti sono informati su chi è responsabile di cosa. In teoria, i membri possono sollevare le preoccupazioni degli organi e i potenziali intoppi, proporre altre forme ottimali dei contorni interni di responsabilità del progetto.
8. Per dare una scusa a qualche idiota che copre il sedere nella gestione per dire che hanno fatto qualcosa su qualcosa. "Ho convocato la riunione. Siamo a posto. Tutti erano d'accordo sul problema". GRANDE RESPONSABILE.

Questi sono gli scopi principali delle riunioni. Presumo che tu intenda al lavoro, ma le stesse opzioni di scopo di base riguardano anche i gruppi di beneficenza e i gruppi sociali - anche se le pressioni e i tipi di investimento possono essere diversi.

I programmi delle riunioni sono un equilibrio delicato. È facile diventare troppo frettolosi nelle riunioni, riempire il calendario di tutti con questi luccicanti blocchi di tempo che dicono "Cooperazione! Sinergia! Allineamento!" Nel frattempo, si sottrae tempo alla larghezza di banda disponibile di ognuno per realizzare effettivamente ciò che è stato deciso. La chiave è la concentrazione e la parsimonia. Entrare, uscire, chiamare non più del necessario. Avere le persone giuste - che non è una scusa per trascinare tutti dentro. Una riunione di dimensioni giuste, gestita bene e ben mirata, va molto lontano. Molte riunioni, anche se gestite bene e ben mirate, danno un ritorno molto ridotto.

Troppe riunioni sono improduttive, o gestite male al punto che i contributi sono imbavagliati e le dinamiche di conflitto interpersonale conducono lo spettacolo. Lo scopo utile delle riunioni viene facilmente diluito, fatto deragliare e corrotto dall'incompetenza e dai fantini della politica personale. È naturale in qualsiasi impresa complessa che coinvolge molte personalità: gli obiettivi arrivano disallineati, o lo diventano. Le persone arrivano naturalmente piene di idee diverse, di punti di vista diversi e di opinioni sulle cose basate sulle loro diverse esperienze - che è il motivo per cui sono qui. La loro diversa esperienza produce una comprensione fondamentale molto diversa dei problemi chiave, atteggiamenti molto diversi verso l'utilità dei vari obiettivi.

In una buona riunione, dove una varietà di esperienze e di conclusioni viene tirata fuori, dove il contributo viene ascoltato non punito, tutte queste cose possono essere punti di forza. Il beneficio reciproco può emergere dal torbido ed essere concordato. Il buy-in avviene, e tutti escono allineati, almeno su quella che è la direzione e l'aspettativa comune. Non è un controllo mentale, e non dovrebbe esserlo. Priorità alternative, punti di vista minoritari sugli obiettivi continueranno a fornire una correzione preziosa e un suggerimento generoso man mano che nuove sfide emergono. La rotta si corregge ai punti di bussola più adatti mentre andiamo - se teniamo i nostri collaboratori ascoltati, non soffocati. Questo dà loro fiducia che anche se la loro strada non è scelta, è là fuori e disponibile - nel caso in cui gli scogli e le barriere che temono si materializzino.

Nel frattempo, però, tutti sanno cosa stiamo facendo.

Cose potenti. Fatte bene, le riunioni sembrano davvero indispensabili per il tipo di progresso raggiunto. In un'organizzazione che le fa solo male, però, sembrano inutili come l'inferno. Si ottiene un altro tipo di progresso: lento ma non sicuro. Incline a ritorni e riempimenti e ripensamenti. Gli obiettivi cambiano, le alleanze si spostano, la frustrazione sale e scende con la marea della futilità. Ma ehi, che diavolo - se è lavoro, almeno vieni pagato per la tua parte in questo minuzioso sforzo combinato. Una noiosa routine reciprocamente e reciprocamente autosabotante.