Come scrivere un'email di promemoria efficace ma gentile

La cortesia può giocare un ruolo significativo nel preparare il percorso necessario per ottenere risultati eccellenti. Forse avete un evento importante programmato per una data futura, e mentre il tempo si avvicina, vi state chiedendo se le persone se lo ricordano ancora.

Può anche essere che non siate sicuri che le persone che avete invitato al vostro programma abbiano ricevuto le mail che avete inviato. Puoi inviare un'email di promemoria per permettere loro di ricordare. I motivi per cui si può avere bisogno di inviare un'email di promemoria sono vari e includono il controllo delle domande di lavoro, ricordare a qualcuno dei pagamenti in ritardo, una scadenza mancata, tra gli altri. Tuttavia, un'email di promemoria non dovrebbe essere scritta come una normale email. Il trucco è scrivere una mail che sia efficace nel ricordargli ciò che hai bisogno che si ricordi senza che tu appaia come forzato o ostile. La consegna dell'e-mail deve essere giusta in modo che possa avere l'effetto desiderato e trasmettere il tuo messaggio in modo efficace. Se hai bisogno di scrivere un'email di promemoria efficace, puoi farlo seguendo queste linee guida:

Assicurati di scrivere l'oggetto dell'email di promemoria: il primo passo per scrivere un'email è scegliere i destinatari dell'email. Una volta fatto questo, è necessario digitare l'oggetto. Questo passo è importante perché la maggior parte delle email senza un oggetto vanno direttamente nello spam. Un'altra ragione per cui l'oggetto è cruciale è che è la prima cosa che i destinatari vedono dall'email e può determinare se il destinatario aprirà l'email o no.

Includere un saluto per l'email di promemoria: è meglio includere un saluto nel corpo del messaggio invece di andare direttamente al motivo dell'invio dell'email. Se hai molta familiarità con il destinatario, puoi usare un saluto informale. Al contrario, se non hai molta familiarità con il destinatario, dovresti usare un saluto più formale.

Scrivi il testo del corpo dell'email di promemoria: Dopo aver seguito i passi precedenti, sei pronto a scrivere il corpo dell'email. Inizia la prima frase del testo con una nota amichevole e positiva con qualcosa del tipo "Spero che questo ti trovi bene". Poi, nel messaggio principale, che è dove dichiarerai lo scopo della tua e-mail, cerca di essere molto chiaro e di comunicare il messaggio che vuoi trasmettere in modo efficace. Infine, fate sapere al destinatario cosa avete bisogno che faccia. Questo prenderebbe la forma di una richiesta. Sarebbe meglio se tu cercassi di rendere la tua richiesta il più educata possibile e ti offrissi di rispondere a qualsiasi domanda che il destinatario potrebbe avere.

Scrivi la conclusione dell'email: Dopo aver scritto il corpo dell'email di promemoria, dovresti chiudere l'email usando un'ultima frase e la tua firma. Dovresti assicurarti che l'ultima frase abbia lo stesso tono del corpo dell'e-mail, che sia formale o informale.

Ogni volta che scrivi e-mail di promemoria, è meglio usare un tono educato, indipendentemente dal fatto che tu conosca o meno il destinatario, perché questo può determinare come la tua e-mail viene ricevuta. Prendere nota dei formati elencati sopra e applicarli alla scrittura delle tue email di sollecito andrà molto lontano nel far sì che il destinatario prenda il tuo messaggio seriamente o meno.